De Wet open overheid (Woo) verplicht overheden om transparanter te werken en overheidsinformatie actief openbaar te maken.
De Woo kent drie doelstellingen:
- Actieve openbaarmaking. Hieronder valt het actief openbaar maken van informatie, opgedeeld in elf informatiecategorieën. Deze zijn verplicht gefaseerd openbaar te maken via een landelijke voorziening (Woo-index). Daarnaast bevat de Woo een inspanningsverplichting om meer openbaar te maken dan de verplichte categorieën.
- Passieve openbaarmaking. De Woo volgt de Wob op en daarmee is de reactietermijn op Woo-verzoeken verkort en ook de regels en onderbouwing voor het ‘weglakken’ van informatie.
- Duurzame informatiehuishouding. Overheidsorganisaties dragen de zorgplicht om maatregelen te treffen voor het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten en het daarmee verbeteren van hun informatiehuishouding.
Gemeente Zwartewaterland voldoet aan de eisen van passieve openbaarmaking zoals vastgelegd in de Wet open overheid (Woo). Zij heeft een onderzoeksbureau gevraagd te adviseren over de organisatie en implementatie van de actieve openbaarmaking.
In juni jl. is het betreffende adviesrapport met de gemeente gedeeld, bestaande uit de resultaten van een uitgevoerde impactanalyse die de huidige situatie en toekomstige verplichtingen van de gemeente Zwartewaterland in beeld heeft gebracht, de resultaten van een uitgevoerde bewustwordingsscan die inzicht heeft gegeven in de kennis en houding van medewerkers en leidinggevenden ten aanzien van de Woo en informatiebeheer en een implementatieplan met richtlijnen voor verdere invoering van de Woo.
Het publiceren van overheidsinformatie uit eigen beweging, is een nieuwe doelstelling van de Woo
(veel meer dan de Wob verplicht de Woo tot het actief openbaar maken van documenten). De gemeente publiceert al informatie (bijvoorbeeld de jaarplannen of de vergaderstukken voor de gemeenteraad), maar sommige informatie onder de Woo is nieuw om te publiceren. Inmiddels moeten zeventien informatiecategorieën actief openbaar worden gemaakt.
In haar impactanalyse heeft het onderzoeksbureau in beeld gebracht hoe gemeente Zwartewaterland ervoor staat per informatiecategorie:
- Organisatiegegevens en bereikbaarheidsgegevens
Bereikbaarheidsgegevens zullen logischerwijs nauwelijks wijzigen, tenzij de organisatie een ander gebouw betrekt of er een e-mailadres wijzigt. Organsatiegegevens zijn afkomstig uit de databank VNG Ledengegevens. Deze gegevens moeten door de gemeente in de databank van de VNG actueel worden gehouden. - Wetten en algemene verbindende voorschriften
Wetten zijn niet van toepassing op de gemeente. Algemeen verbindende voorschriften (AVV) wel. AVV’s treden pas in werking als ze op de juiste manier zijn gepubliceerd. Een wet is bijvoorbeeld pas van kracht als deze wordt gepubliceerd in het Staatsblad. AVV’s van de gemeente zijn van kracht als ze zijn gepubliceerd in het Gemeenteblad. Sinds de invoering van de Wet elektronische publicaties (Wep) in 2021 zijn gemeenten verplicht AVV’s digitaal te publiceren in het Gemeenteblad op officielebekendmakingen.nl. - Woo-verzoeken en -besluiten
Tips die het bureau de gemeente meegeeft betreffen investeren in heldere uniforme instructies en procesafspraken rondom de afhandeling van Woo-verzoeken, wegnemen van de kwetsbaarheid c.q. borgen van de continuïteit door het proces door meer dan één medewerker te laten uitvoeren en een goed werkende zoekfunctionaliteit. - Vergaderstukken decentrale overheden en ingekomen stukken
Hoewel alle relevante stukken worden gepubliceerd, is het publicatieproces nu nog arbeidsintensief en nog deels handmatig. Ook worden er veel verschillende systemen gebruikt. Er is behoefte aan automatisering en digitalisering, zoals digitale ondertekening en automatische overname vanuit iBabs of het toekomstige zaaksysteem. - Agenda’s en besluitenlijsten bestuurscolleges
De openbare besluitenlijst wordt na de collegevergadering gepubliceerd op de website.
De voorlopige agenda wordt nu nog niet gepubliceerd. - Adviezen van adviescolleges
Binnen de gemeente Zwartewaterland zijn twee adviescommissies actief, de adviesraad Sociaal Domein en de adviescommissie Omgeving (erfgoed en welstand). De door hen uitgebrachte adviezen worden nog niet op de gemeentelijke website gepubliceerd. - Jaarplannen en jaarverslagen
De gemeente Zwartewaterland publiceert de kadernota, begroting, najaarsnota, zomernota en jaarverantwoording via een planning & control portaal. - Convenanten
Bij de informatiecategorie ‘convenanten’ gaat het om een schriftelijke set van afspraken tussen één of meerdere partijen. Het doel van de afspraken is het voorbereiden of realiseren van beleid of het uitvoeren van een overheidstaak.
Binnen de gemeente Zwartewaterland is er geen centrale plek waar convenanten of overeenkomsten gecontroleerd worden. Vakafdelingen beschikken zelf over eigen juristen die betrokken zijn bij de beoordeling van juridische vraagstukken. Het is verstandig om een groep of laag in de organisatie aan te wijzen die signaleert dat er een convenant is opgesteld en deze mogelijk onder de Woo gepubliceerd moet worden.
- Onderzoeksrapporten
Onderzoeksrapporten worden nog niet gepubliceerd. Wel blijkt in de praktijk dat een opgesteld onderzoeksrapport bijna altijd langs het college gaat, ter kennisneming of voor vaststelling. Daarmee is het onderzoek zelf niet openbaar op de website, maar is het wel benoemd op de agenda. Wanneer het onderzoek ook langs de raad gaat, wordt het onderzoek wel openbaar (tenzij er een geheimhoudingsplicht is). - Klachtoordelen
Klachten kunnen bij de gemeente Zwartewaterland worden ingediend via de website, per post of telefonisch. In alle gevallen wordt (automatisch) een zaak aangemaakt. Wanneer er een formele klachtenprocedure wordt gestart, wordt de behandeling hiervan opgepakt door een juridisch adviseur (tevens Woo-coördinator en secretaris van de bezwaarschriftencommissie).
Formele klachtoordelen worden gepubliceerd conform een uitspraak van het college. Deze worden opgenomen in het jaarlijkse jaarverslag, dat door het college wordt vastgesteld en openbaar beschikbaar wordt gesteld. - Beschikkingen
Beschikkingen worden afgehandeld en gepubliceerd op DROP. Alles wat op DROP wordt gepubliceerd, is te lezen op officielebekendmakingen.nl. Dit gebeurt omdat dit verplicht is op basis van andere wetgeving (op basis van de Omgevingswet, de Wet elektronische publicaties etc.).
Gemeente Zwartewaterland gaat aan de hand van het meegeleverde implementatieplan met de adviezen uit het onderzoeksrapport aan de slag. De implementatie van de Woo heeft duidelijke raakvlakken met bredere ontwikkelingen in de digitale informatievoorziening van de gemeente Zwartewaterland, zoals het nieuwe zaaksysteem en de gemeentelijke website.