De inrichting van onze gemeentelijke processen en de goede uitvoering daarvan zijn belangrijk voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering. De processen moeten leiden tot de juiste besluiten en voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler in het beheer van de processen. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken. Anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken.
Interne controle is een verzamelnaam voor activiteiten die horen bij het beheersen van de beleids- en bedrijfsprocessen. Deze interne beheersing (IB) bestaat uit de uitvoering van de processtappen en de zichtbare interne controle op deze uitvoering (IC). Zo wordt vastgesteld of:
- In opzet sprake is van een goede procesbeschrijving (AO);
- De processen worden uitgevoerd zoals in opzet is beschreven;
- De interne controlemaatregelen conform de vereisten worden uitgevoerd; en
- De uitkomst van het werkproces getrouw of rechtmatig is weergegeven.
Binnen een proces onderkennen wij een drietal lijnen. In schema zijn dit de volgende:
Het uitgangspunt is dat de interne beheersing door de proceseigenaar (in de eerste lijn) is geborgd en dat dit binnen het proces met ondersteuning van business control (in de tweede lijn) wordt gecheckt en ondersteunt. De derde lijn (VIC) toetst de mate waarin de organisatie ’in control’ is en geeft een onafhankelijk en objectief oordeel over de AO/IB.
Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te monitoren, verbeteringen te signaleren en tijdig in processen bij te kunnen sturen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen worden beheerst, zoals dat bij de inrichting van de administratieve organisatie was beoogd. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle aangetoond dat (wel óf niet) aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De conclusies van de verbijzonderde interne controle dienen als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording, die door het college wordt afgegeven.